Maile to codzienność w pracy w niemalże każdym zawodzie. Czytamy i piszemy ich dziennie co najmniej kilkanaście i coraz częściej kontaktujemy się z klientami, współpracownikami czy dostawcami usług w języku angielskim. Trzeba pamiętać, że to jak wygląda mail służbowy ma wpływ na wizerunek firmy i jej postrzeganie przez odbiorcę oraz na to jak odbiorca widzi nas. Poniżej znajdziecie ponad 30 zdań i zwrotów, które wystarczą Wam do tego, żeby uniknąć podstawowych błędów takich jak błędny zwrot na początku czy na końcu maila.
Zdania otwierające i zamykające też są ważne, aby zapewnić czytelność i łatwość w odbiorze, a przy okazji wykazać się uprzejmością i odpowiednim językiem. Warto wypracować sobie schemat, ale należy też zmieniać warianty, aby ciągle nie zaczynać w ten sam sposób i móc dostosować się do sytuacji.
Powitania
Tak samo jak w języku polskim sposób w jaki zwracamy się do danej osoby w mailu zależy od relacji jaka nas z nią łączy.
Dear John -gdy piszemy do osoby znanej to zwracamy się po imieniu
Dear Mr – gdy piszemy do mężczyzny, nie ma znaczenia czy mężczyzna jest żonaty czy też nie
Dear Mrs – gdy piszemy do zamężnej kobiety
Dear Miss – gdy piszemy do kobiety, która nie jest zamężna
Dear Ms – gdy piszemy do kobiety, której statusu cywilnego nie znamy
Dear Sir, Dear Madam, Dear Sirs, Dear Sir/Madam – gdy nie zwracamy się do konkretnej osoby, ale np. do firmy
Dear all – gdy piszesz do grupy osób
________________________________________
Więcej gotowych słówek i wyrażeń znajdziesz w moich produktach. Nie pozwól, by kiepska znajomość języka biznesowego uniemożliwiła Ci rozwój kariery! Kliknij w grafikę by dowiedzieć się więcej :).
Zakończenie
Tutaj też nic nie może być przypadkowe. Przede wszystkim pierwsze dwa wyrażenia wymagają rozróżnienia i odpowiedniego zastosowania.
Yours faithfully – gdy zwracasz się do firmy, a nie do konkretnej osoby
Yours sincerely – gdy zwracasz się do konkretnej osoby
Kind regards, Best regards, Kindly – w ten sposób też możesz zakończyć email
Zdania otwierające
I’m (just) writing to… – Piszę (tylko), żeby …
Just a quick note to inform that… – Chciałbym tylko poinformować, że…
Just a short email to follow up on… – Piszę tylko w nawiązaniu do…
In reply to your email… – W odpowiedzi na Pana/Pani/Państwa list…
Following our recent conversation/email exchange… – W nawiązaniu do naszej ostatniej rozmowy/wymiany maili…
Further to my earlier email… – W nawiązaniu do mojego poprzedniego maila…
I am writing to you regarding… – Piszę do Państwa w sprawie…
With reference to… – Nawiązując do…
I am writing to you to enquire about… – Piszę do Państwa z zapytaniem o…
Podziękowania
Thank you for your prompt reply – Dziękuję za Pana/Pani/Państwa szybką odpowiedź.
Thank you for your last email – Dziękuję za Pana/Pani/Państwa ostatni mail.
Thank you so much for dealing with my problems. – Bardzo dziękuję za zajęcie się moimi problemami.
Thank you very much for your query. – Dziękuję bardzo za Państwa zapytanie.
Thank you for your interest. – Dziekuję Panu/Pani/Państwu za zainteresowanie.
Thanks for getting back to me so soon. – Dziękuję za tak szybką odpowiedź.
Thank you very much for your patience and understanding. – Bardzo dziękuję za Państwa cierpliwość i zrozumienie.
Zdania zamykające
In case of any queries please contact us. – W razie jakichkolwiek pytań proszę się z nami skontaktować.
Please do not hesitate to contact me if you require further information. – Jeżeli potrzebuje Pan/Pani/Państwo dodatkowych informacji, jestem do Pana/Pani/Państwa dyspozycji.
Please let me know how I can be of further assistance – Proszę dać znać jak mógłbym jeszcze pomóc.
I am looking forward to hearing from you soon. – Czekam na Pani/Pana/Państwa odpowiedź.
Drop me a line if I can do anything else for you. – Napisz do mnie jeśli mogę jeszcze coś dla ciebie zrobić.
Dziękuję, że poświęciłeś czas na przeczytanie tego wpisu. Mam nadzieję, że przyniósł Ci potrzebną wiedzę!
Jeśli uważasz ten artykuł za wartościowy, udostępnij go proszę swoim znajomym w mediach społecznościowych. Dzięki z góry!
Możesz też:
- Dodać komentarz
- Śledzić mój FanPage aby uczyć się angielskiego z dodawanych tam fiszek :).